你天天那么忙 才是你做不成大事的原因

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美国密苏里州圣约翰医疗中心的管理层邀请了一位高级医院管理顾问。

我希望他能解决一个困扰医院很长时间的问题——医生的低效率和由于过多的手术和疲劳的手术而引起的各种负面情绪。

经过调查，管理顾问发现这家医院有32个手术室，每年要做3万多个手术，已经很紧张了。还有许多紧急行动是临时安排的。一旦插入，所有预定的手术将被推迟，所以手术室将永远是医生和病人等待手术。

管理顾问笑了，答对了！他用笔一划，写下了他的“药方”，其核心是一点:

空走出一些手术室，不安排任何预定的手术，并做急救处理。

瓦特。听到这个解决方案，管理层很生气！急诊部并不总是在那里。有必要争取到手术室，甚至浪费它。医生不是更忙吗？南国先生，你从哪里来？

然而，当医生听到这个“处方”时，他们露出了神秘的微笑“正合我意”。为什么？

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以上是我曾经介绍过的《稀缺》一书中的一个真实案例。我想到这一点是因为几天前，我和一位仍在广告业工作的前同事聊了聊，谈到了这个行业长期存在的慢性病——长期加班的问题。

这个行业的加班就像以前医院手术室里的混乱:下班后，三分之一的人在开会，三分之一的人无聊地等着开会，三分之一的人正在完成刚刚结束的会议分配的工作。

每天，广告商的日程表上都是各种各样的会议和报告，但是没有人期望这些会议被安排好。

当然，有一点不同。医院的问题是手术室不够，而广告公司的问题与会议室的数量无关，而是因为董事和老板的时间永远不够。

但是，如果你仔细分析一下经理日程的完成情况，你会发现大部分的日常工作都是按计划进行的，但是每天都有意想不到的情况出现，这就使得你不得不打乱日程，导致会议和报告的延期。

经理日程的延迟对员工来说只有三个词:“等待加班”。

这和医院里的情况一样:手术室里的手术计划被急诊部打乱了，这导致医生花费大量的加班时间等待手术，而不是手术本身。

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回到医院的情况，从表面上看，这个建议降低了手术室的效率。由于急诊手术的出现时间不确定，特别开放的急诊手术室将在空设置一段时间。

但是急诊手术和预约手术是两个不同的工作过程。前者要求医生随时值班，而后者要求医生做好充分准备。

将这两种外科手术混为一谈的结果是，医生总是处于“高度戒备、无所事事”的状态，成为“操作机器”，失去对工作的控制。

因此，“空离开部分手术室”是对医生工作效率的一种提高。他们的预定操作时间将不再被延迟，并且加班几个小时来执行仅一个小时的操作的情况将不再出现。

这种解决方案的实质是防止突发事件影响医生的正常工作，使医生从不确定的手术时间的焦虑中解脱出来，尊重他们对工作的控制感。

“工作控制”与工资和权力无关。首先是安全感——知道其他工作是什么；其次，这是一种归属感——我是我工作的主人；最后，有一种成就感——我亲手完成了工作。

然而，尊重下属的“工作控制感”是大多数管理者忽视的一个问题。

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你和女朋友约好晚上一起吃烛光晚餐，突然主管告诉你，客户有临时修改意见，加班了！

我已经很多年没有在出差中见到我的老同学了，所以我可以在一个晚上聚一聚，但是已经拖了几个小时的老板会议却不能结束。

你刚刚道歉取消了老同学的会议，老板宣布会议结束:“我们早点回去吧！”

甚至工作时间也无法控制。哪里有“控制工作”的感觉？

一个同事辞职了，因为他不能忍受加班。当时，我建议他在广告业的任何地方都要加班。

我得到了正确的开始，但我没有得到正确的结束。他在以后的工作中仍然经常加班，但他很少抱怨。原因很简单。这家公司强调一对一的工作交流，而不是频繁的会议。

因此，大多数人可以独立安排时间。虽然工作量仍然很大，但是他们可以选择自己的加班时间，所以他们的抵抗力不强。

管理者经常以“业务指导”的名义破坏“员工的工作控制感”，包括但不限于:

让员工经常汇报工作，等待上级的决定；

为了效率，直接告诉员工该做什么；

否认员工的工作成果，未能明确说明原因；

工作的目标每天都在变化...

这些行为的结果是员工失去了安全感、归属感和成就感。

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但是听经理的理由，这似乎是有道理的:

“说我控制每个人的工作？我想控制我的生活！说我在不断变化？我跟不上变化，我也是受害者。”

经理对员工工作的过度指导通常源于他们对工作进展的焦虑。他们总是觉得如果他们不在乎，他们的工作就会失控。所以他们的日程安排满是会议、商务旅行、电话、报告...

当然，也有各种意想不到的情况，这使得这个时间表更加拥挤和混乱。

这是一种疾病，必须治愈！

如果管理顾问的建议被复制，那么处方是:在经理的日程表中，必须有一段空日的时间，除了处理紧急情况，你可以随意使用它，但是你不能提前安排任何工作。

这个建议真的好吗？

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管理科学家约翰·科特(John Cote)一直在追踪和拍摄一群企业高管的工作，并分析他们如何安排时间。

他得出了一个令人惊讶的结论:最成功的经理的日程安排似乎最没有效率——他有很多空的空闲时间。这些计划外的时间通常被用来与下属、顾客、合作伙伴和同事进行看似随意的简短交谈。

相比之下，为什么填满时间表不是一个有效的方法？

贫困对你的思维方式有多大影响？他说:“穷人越缺钱，他们就越有可能陷入贫困，因为他们只关注自己的钱，把一分钱花在两分钱上，而不是创造财富。”

事实上，“忙碌的人”缺少时间的原因是他们更容易陷入低效的忙碌。这也是因为“忙碌的人”太注重自己的时间，想在一个小时内做两个小时的事情，而不是“创造时间”。

什么是“创造时间”？为什么首富的小目标是赚1亿元，而你只得到5%的加薪，因为有成千上万的人一起帮他赚钱，而你只忙了24小时。

我只想用我的24小时，这是管理与“工作和销售时间”的心态。管理就是利用别人的时间为自己赚钱，这就是“创造时间”。

员工为你“创造时间”的方法之一是激发员工对工作的控制感。

在这个过程中，你需要抑制过度指导下属的冲动，尊重员工的意见，学会接受不完美的结果，让工作成为员工的工作，而不仅仅是你的工作。

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当我们第一次进入职场时，我们通过自律和有效利用时间赢得了成功的第一阶段。

但是当我们进入管理者的新角色时，这种效率是一个陷阱，它使整个团队陷入无效的加班和忙碌。

最好是尽量让日程安排有更多的空空闲时间，做重要但不紧急的事情，培养一种更长远、更全球化的思维状态。这是一个真正成功的经理应该考虑的问题。

来源：罗马观察报